1、目的
为了进一步规范集团博物馆老爷车及配件征集流程,有效整合征集资源,控制、降低征集成本,提升征集需求计划的准确性,减少不必要的缓解,最大限度提高征集效率,特出台本制度。
2、适用范围
本制度适用于老爷车博物馆
3、关键词解释
老爷车:车龄超过30年的汽车
老爷车配件:汽车相关原装或仿制配件
4、职责
规范征集流程,提高征集效率、合理控制征集成本。
5、相关文件
无
6、征集流程
6.1. 老爷车征集预算管理
由于老爷车及相关配件根据其状况、年代、征集时间、收藏历史不同价格差异较大,且征集工作持续时间较长,部分车辆及配件可遇不可求,故无法针对每台车、每件配件进行预算及征集计划管理。博物馆和贸易公司在每年年初针对车辆及配件征集设置固定预算,征集负责人针对预算做出当年征集计划,经董事长批准同意后进行征集,所有征集车辆及配件的价格均需由财务核准,董事长审批同意。征集计划之外或金额超出年初预算的征集需由财务核准,董事长审批同意后方可进行。
6.2. 博物馆征集车辆征集
为进一步丰富博物馆二期场馆的馆藏,博物馆计划向国外征集能够证明汽车工业发展历程的藏品,并已拟定清单,提交文物、海关等相关部门审核批准。针对清单上车辆的征集,博物馆征集负责人利用博物馆国际资源进行车辆搜集,并对所搜集车辆进行价格比对和谈判,完成《征集车辆信息登记表》,登记表包含车辆的基本信息(年代、车型、价格、状况描述及图片)及价值评估(过去五年拍卖成交较及未来五年价值走势预估),征集负责人完成《征集车辆信息登记表》及《购置申请表》之后,由博物馆财务核准,经董事长审批同意后,由博物馆自行征集。
6.3. 车龄超过100年的车辆征集
针对车龄超过100年的车辆征集,由贸易公司征集负责人搜集境内外车辆资源,进行价格谈判,完成《征集车辆信息登记表》及《购置申请表》,由申购公司财务核准,经董事长审批同意后,由贸易公司自行征集。
6.4. 其他临时性征集
针对其他临时性车辆征集,由贸易公司征集负责人对需要征集车辆进行调查了解,价格谈判,完成《征集车辆信息登记表》及《购置申请表》,由申购公司财务核准,经董事长审批同意后,由贸易公司自行征集。
6.5. 老爷车配件征集
针对博物馆展陈所需老爷车相关配件征集,由博物馆征集负责人对所需征集配件进行搜集了解,价格谈判,完成《征集配件信息登记表》及《购置申请表》,其中包含所需征集配件基本信息(名称、年代、用途、价格、图片)及展陈用途,由博物馆财务核准,经董事长审批同意后,由博物馆自行征集。
7、征集老爷车及配件库存管理
因老爷车进口受到政策因素的影响,博物馆及贸易公司所征集老爷车及配件需进行不同的库存管理。
7.1.针对博物馆征集车辆的进口,根据博物馆所提交征集清单,经文物及海关部门审批同意进口之后,按照正常程序对车辆进行报关进口。车辆到达成都之后,移交翻新公司,对车辆进行到达检验,完成《车辆到达检验单》,经过调试、翻新之后,再移交至博物馆进行管理,后者每月对库存车辆进行盘点,完成《博物馆车辆台账》记录,交由审计部备案。
7.2. 针对贸易公司征集车龄超过100年车辆的进口,根据海关规定,可正常进行报关进口,车辆达到成都后,移交翻新公司,对车辆进行到达检验,完成《车辆到达检验单》,经过调试、翻新之后,再移交至贸易公司进行管理,后者每月对库存车辆进行盘点,完成《贸易公司车辆台账》记录,交由审计部备案。
7.3. 针对贸易公司征集车辆未达到100年车辆,因受到政策的影响,暂时无法进口,因此需要将该部分车辆暂时寄存在国外租用仓库,贸易公司每月对境外寄存车辆进行盘点,完成《境外寄存车辆台账》记录,交由审计部备案。
7.4 针对博物馆征集老爷车相关配件,按照正规报关进口途径进行进口,配件到达成都之后交由博物馆进行管理,后者每月对库存配件进行盘点,完成《博物馆配件台账》记录,交由审计部备案。
8、征集费用报销
8.1.因老爷车及配件征集较为特殊,支付方式及进度按照同供应方所签订征集合同的规定进行;
8.2.不符合本制度流程的征集,财务部一律不予费用报销;
8.3.报销老爷车及配件征集费用时,需提供签批完整的《征集合同》、《购置申请表》、发票(特殊物品或特殊征集除外);
8.4.原则上征集员须在次月15前完成上月征集费用报销工作;
9、供应商管理
9.1.因老爷车及相关配件属于稀缺资源,无法从固定供应商处长期完成征集任务,针对老爷车及配件征集,博物馆和贸易公司征集负责人应建立国内外供应商资源网络。
9.2.针对供应商资源网络,博物馆应每季度对资源网络进行记录管理,报审计部备案。
10、附件
《博物馆境外藏品征集清单》、《征集车辆信息登记表》、《征集配件信息登记表》、《境外寄存车辆台账》、《购置申请表》
11、其它
本制度由成都三和老爷车博物馆负责起草并解释。
自实施之日起,现行与本制度有不一致的,以本规定为准。